In de werkgroep komen deelnemers van alle participerende verenigingen doelgericht samen. Ze zetten in op het (h)erkennen en naar waarde schatten van erfgoed vanuit de eigen sociaal-culturele achtergrond. Daarnaast leren ze doorheen het proces van samenwerking en voorbereiding van de output ook over elkaars erfgoed. In dit proces spelen de projectbegeleiders een faciliterende en ondersteunende rol.

De leden van de werkgroep doorlopen vier functionele fases die zich tijdens het traject aandienen: (1) voorstelling, (2) afstemming, (3) terugkoppeling en (4) evaluatie.

Tijdens de voorstelling of kennismaking leren de leden elkaar kennen en vindt er uitwisseling plaats met betrekking tot hun verenigingen en (persoonlijke) achtergronden.

Tijdens de afstemming spreken de werkgroepleden zich uit over hun verwachtingen ten aanzien van het project, hun begrip van erfgoed en de doelstellingen die ze voor ogen hadden bij de start van het project. Deze fase is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat de (deel)resultaten gedragen worden door alle deelnemers. Het is tevens een reflex die doorheen heel het traject regelmatig noodzakelijk terugkomt: zit iedereen nog wel op dezelfde golflengte? Staan de neuzen nog in dezelfde richting? Drukt niemand zijn/haar visie te hard door ten nadele van de inbreng van anderen? Vooral op dit laatste punt moeten de projectbegeleiders sterk inzetten, als onderdeel van hun wakende rol.

Bij de terugkoppeling delen de projectbegeleiders regelmatig met de stuurgroep informatie betreffende het verloop van het project. Die dialoog met experten op socio-cultureel en erfgoedvlak levert relevante feedback en input op, die tegemoet komt aan vragen en noden van de werkgroepleden, op het domein van selectie in materiaal, duiding en presentatievormen. Deze fase belichten we meer uitgebreid in hoofdstuk 5.

De evaluatie slaat op het analyseren en bespreken van de realisaties en de daaraan voorafgaande processen, de vormingen, de begeleiding en de algemene richting van het project. Net zoals afstemming is ook evaluatie een fase die aanhoudend plaatsvindt gedurende het hele project.

Initieel was er in het project Goed Geërfd Erfgoed voorzien om de werkgroep maandelijks te laten samenkomen, onder de vorm van activiteiten, vormingen, uitstappen en vergaderingen. Deze frequentie werd halverwege het project niet meer zo volgehouden, maar verhoogde wel naarmate de (deel)resultaten dichterbij kwamen. Intensiteit en vermoeidheid constateren bij participanten was hier erg belangrijk om de motivatie en slagkracht van de groep te garanderen. De federatiemedewerkers stemden de frequentie van de werkgroep-bijeenkomsten af op de noden en de gedrevenheid die ze onder de vrijwilligers van de zelforganisaties opvingen. Dit paste binnen een benadering ‘op maat’ en zorgde ervoor dat structuur niet de bovenhand kreeg op inhoud. In dit laatste geval zouden de motivatie en participatie van de zelforganisaties immers in het gedrang komen.

Vertrekkende vanuit de kracht van de zelforganisaties startte de werkgroep met de vraag welke rol erfgoed speelt in hun socio-culturele praktijken. Door de constatatie dat velen hun erfgoed ten gevolge van immigratie niet even sterk waarderen als het erfgoed van het gastland, is een sensibiliserende methodiek aan de orde, die de leden van de zelforganisaties doordringen van het feit dat alle erfgoed waardevol is. Op de allereerste werkgroep werd dan ook aan alle potentiële deelnemers gevraagd om een object mee te brengen dat voor hen ‘erfgoed’ is. Dit vormde de basis voor een voorstellingsronde waarbij de aanwezigen zich voorstelden aan de hand van het meegebrachte erfgoedstuk. Zo kwamen al snel foto’s van schilderijen, objecten en zo meer aan bod en werd er in grote groep gedialogeerd. Dit eerste deel van de eerste werkgroep-vergadering diende vooral om de manier van bottom-up werken duidelijk te maken, die vrijwilligers in hun participatieve rol erkent en waardeert. In een tweede fase werd het spel ‘Erfgoed, wat zit er in voor jouw organisatie?’ van TapisPlein gespeeld om de thematische waaier helemaal open te trekken en alle mogelijke vormen van erfgoed aan bod te laten komen.

Het is ook belangrijk te vermelden dat op de eerste werkgroepen ook aan de zelforganisaties werd gevraagd om bevestiging van hun engagement, wel pas nadat hen een realistische voorstelling van de werklast, frequentie en doelstellingen was gegeven. Concreet vertaald waren er bij de eerste sessie 15 verschillende zelforganisaties vertegenwoordigd en uiteindelijk hebben 12 zelforganisaties het hele proces doorlopen. De redenen waarom verenigingen afhaakten, lagen vooral in hun bedenkingen bij de werklast of in hun voorkeur om eerst intern werkzaamheden te plannen alvorens in te stappen in een groter verhaal met eindverantwoordelijkheid.

Vervolgens kregen de federatiemedewerkers heel wat vragen rond ‘hoe samen tot een gezamenlijk eindproduct komen?’. Ze pasten daarom de methodiek ‘Grenzeloos brainstormen’ (brochure Erfgoeddag 2014) toe. Ingevulde formulieren met de meest gewenste resultaten stonden centraal en per eindproduct beschreven de deelnemers wat allemaal nodig zou zijn om dat te bereiken. Dit mondde uit in een onderverdeling in verschillende sub-werkgroepen: interculturele performance; toneelvoorstelling; expo; story-telling.

Om de brainstorm naar een meer concreet niveau te vertalen, een fase waar de gehele werkgroep stilaan ongeduldig naar uitkeek, vroegen de participanten naar een kader. De creatie van vier sub-werkgroepen, aangevuld met logistieke en financiële mogelijkheden en beperkingen die de federatiemedewerkers aangaven en de terugkoppeling van de stuurgroep (zorg voor een inhoudelijke coherentie en voor een vertaalslag naar het brede publiek) maakten duidelijk dat er nog meer inspiratie nodig was. Zo ongeveer 5 maanden in het project gingen de werkgroepleden met al deze info naar hun respectievelijke verenigingen om de ideeën verder uit te werken.

In een volgende fase, ongeveer halverwege het project, stelden de verschillende sub-werkgroepen actieplannen op. In elke sub-werkgroep werd een ‘trekker’ aangesteld, die met de leden van de eigen sub-werkgroep en in overleg met de federatiemedewerkers samenwerkte naar een finaal eindproduct. De federatiemedewerkers bewaarden het overzicht over de verschillende sub-werkgroepen en voeden hen met feedback van de stuurgroep.

In de allerlaatste fase, ongeveer halverwege de tweede helft van het projectjaar, legden alle sub-werkgroepen hun werk samen om het te kneden tot één geheel. De groepen ‘interculturele performance’ en ‘expo’ overleefden deze oefening. Deze twee groepen genoten onmiddellijk daarna ook vorming en begeleiding van Wisper. Elke vorming was op maat van de vrijwilligers en met het oog op de uitvoering binnen Heritage on Stage. ‘Story telling’ kreeg een andere vertaling binnen de expo, terwijl de toneelgroep tijdens deze fase afzag van verdere deelname. De schifting binnen de sub-werkgroepen is ook een concreet voorbeeld van de wisselwerking tussen stuur- en werkgroep. Vanuit de stuurgroep was er immers de bedenking gekomen om waakzaam te zijn van niet te vervallen in een typische ‘show-format’ dat zelforganisaties vaak aanhouden op toonmomenten. Bij de sub-werkgroep ‘toneel’ had deze feedback tot gevolg dat ze besloot om niet in het project verder te gaan. Hun inbreng betrof een te afgewerkt en vaststaand product dat op zich niet in een project rond erfgoedwerking paste, terwijl er bij de leden geen animo was om dit aan te passen tot een voorstelling die de inhoud van het getoonde erfgoed toegankelijk maakt bij een breed publiek.

Een wisselwerking tussen werk- en stuurgroep ontspon zich ook met betrekking tot het voorstel van de werkgroepleden om zelf te gidsen op de expo, en zo toch zeker enige vorm van duiding te voorzien voor de bezoekers. De stuurgroep stond wel achter het idee van de noodzaak aan duiding en participatie, maar zag vooral praktische obstakels bij de organisatie van de gidsbeurten. Uiteindelijk is na overleg met de zelforganisaties besloten hun inbreng in publieksbemiddeling te realiseren door de aanmaak van een expo-brochure op basis van hun duiding van de erfgoedstukken en door hun aanwezigheid op de expo bij de door hen getoonde erfgoedstukken. Dergelijke zaken tonen aan dat in het geval van het project goed Geërfd Erfgoed de bottom-up werking niet zozeer betekende dat het meest intensieve werk zich op het niveau van het faciliteren van input van onderuit situeerde. Voor de federatiemedewerkers, ervaren in het ondersteunen van zelforganisaties, lag de uitdaging veeleer in de sector-overschrijdende samenwerking met partners uit het erfgoedveld, die in de schoot van de stuurgroep vorm kreeg.