Het is belangrijk om de stuurgroep ruim op te vatten en samen te stellen in functie van de eigenheid van het project, zijn doelstellingen en de betrokken actoren. De samenstelling van de stuurgroep is erop gericht om aan de uitvoerders van het project de nodige input en feedback te geven, vanuit de expertise op uiteenlopende domeinen. Voor het zoeken van partners kan je gebruik maken van de sociale kaart en de erfgoedkaart.

Gezien de ervaring van de procesbegeleiders vooral gelegen was in het participatief ondersteunen van de socio-culturele werking van vrijwilligersverenigingen, is er voor gekozen om de oprichting van de stuurgroep voornamelijk aan te wenden om aanvullende expertise uit het cultureel erfgoedveld binnen te brengen. Deze expertise was gelegen in kennis van methodieken eigen aan de omgang met erfgoed, van netwerken binnen de erfgoedsector en van vormen van publiekswerking. Terzelfdertijd was de stuurgroep een opportuniteit om bij de omkadering van het project al op structurele wijze vorm te geven aan een sector-overschrijdende samenwerking en wederzijdse sensibilisering. De stuurgroep kan best ook aangegrepen worden om een evenwichtige pool van deskundigen bij elkaar te brengen die idealiter zowel voeling hebben met het niveau van het project als deze specifieke context weet te overstijgen.

In het geval van het project Goed Geërfd Erfgoed omvatte de stuurgroep :

- deskundigen met voeling met het Leuvense werkgebied, namelijk medewerkers van de Erfgoedcel Leuven, van de stedelijke Dienst Diversiteit en Gelijke Kansen en van de deelraad erfgoed van de cultuurkoepel van Leuven;

- experten vanuit het landelijk niveau, een consulent migrantenerfgoed van KADOC-KU Leuven, een stafmedewerker van het Agentschap Integratie en Inburgering - Provinciaal Integratiecentrum Vlaams-Brabant, een stafmedewerker immaterieel erfgoed van Faro - Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed en een bestuurssecretaris erfgoedontsluiting van de provincie Vlaams-Brabant.

Een nadeel van deze samenstelling dat tijdens het verloop van het project regelmatig de kop op stak, was de afwezigheid van (een vertegenwoordiging van) de vrijwilligers uit de deelnemende zelforganisaties. Dit zorgde ervoor dat het wederzijds contact tussen de partners niet optimaal verliep en dat de ‘experten’ uit de stuurgroep onvoldoende de verwachtingen, gevoeligheden en capaciteiten van de erfgoedgemeenschappen konden inschatten. Dit gebrek werd wel deels opgevangen door de aanwezigheid van één lid van de stuurgroep, de medewerker van de stedelijke Dienst Diversiteit en Gelijke Kansen, op de werkgroepen van het project. Hij kon aldus de praktische uitvoering van het project kaderen en toelichten tijdens de terugkoppelingsmomenten in de stuurgroep. Het is immers belangrijk dat alle betrokkenen elkaar goed leren kennen. Om dit te bewerkstelligen, is een voldoende lange duur van het project van belang en is deze ‘tijd’ ook nuttig om drempels in de contacten tussen stuurgroep en zelforganisaties te verkleinen of weg te nemen.

Van belang bij de wisselwerking tussen werk- en stuurgroep is het uittekenen, van bij de start van het project, van een duidelijke taakomschrijving van (elk lid van) de stuurgroep, in relatie tot de inbreng van de andere projectpartners. Deze door de leden onderschreven functie kan variëren van adviesverlening over, actieve bijdrage aan of medebeslissing betreffende de uitwerking van het project. Ook wordt best in een vroeg stadium het vergaderritme afgesproken, teneinde de beschikbaarheid van de stuurgroepleden te verzekeren. Een regelmatige terugkoppeling met de stuurgroep is immers cruciaal om tijdig inhoudelijke sturing in te brengen, praktijkervaringen mee te delen en knelpunten voor te leggen. Deze communicatie vermijdt dat zaken in uitvoering worden gebracht, die nadien aangepast moeten worden of waarvan de haalbaarheid beperkt is.

Stuurgroepleden bezoeken expo Heritage On Screen

Omdat een stuurgroep vaak pas na de opstart van een project in het leven wordt geroepen, is het aangewezen om bij een eerste samenkomst de opzet en de doelstellingen van het project helder toe te lichten. Zo werd bij Goed Geërfd Erfgoed duidelijk gecommuniceerd dat de nadruk van het project voornamelijk gelegen was in het proces van wederzijdse bewustmaking tussen zelforganisaties en de professionele cultuursector rond de waarden van het erfgoed van (leden van) de zelforganisaties. Sensibilisering, netwerkvorming, participatie, toeleiding en samenwerking primeerden op de uitwerking van vooraf vormelijk en/of inhoudelijk vastgelegde eindproducten. Het duiden van het belang van een dergelijk organisch en co-creatief traject bood een kader aan de stuurgroep die daarbinnen haar rol nader kon aflijnen. Zo hielp de inbreng van de stuurgroep bij het concreet uitwerken van kennismakingsactiviteiten tussen zelforganisaties en de erfgoedsector en bij het aanreiken van partners uit het culturele veld die de zelforganisaties konden coachen in bijvoorbeeld het opzetten van een expo. De stuurgroep bezat immers de kennis van de wens van vele culturele en erfgoedactoren om voor en met het doelpubliek van gemeenschappen met een migratieachtergrond te werken. Zij kon dus bestaande drempels wegnemen, met aandacht voor de uitdagingen die de culturele en erfgoedspelers hierbij menen te ondervinden.

Al snel bleek de inbreng van de stuurgroep noodzakelijk in het aanreiken van instrumenten en ontwerpen om de zelforganisaties te helpen in hun denkproces rond de betekenis van hun erfgoed enerzijds en in de vertaalslag ervan in publieksgerichte formats anderzijds. Een treffend voorbeeld betrof de wens van enkele zelforganisaties om een toneelvoorstelling op poten te zetten. De bijdrage van de stuurgroep bestond uit het kritisch bevragen van dit voorstel. Is de voorstelling op zich het erfgoed of betreft het een dramaturgische vertaling van erfgoedelementen, zoals het ritueel van een traditionele huwelijksceremonie? Op welke wijze kunnen de zelforganisaties bij een dergelijke ontsluiting voldoende de inhoud van het getoonde erfgoed toegankelijk maken bij een breed publiek en hierbij culturele, taalkundige en andere drempels verlagen? Welke partners uit de cultuursector kunnen vorming aanbieden? Is dit te koppelen aan storytelling dat zou toelaten dat ook verhalen achter erfgoedobjecten in een thematische performance kunnen ingezet worden?

Een zelfde proces was merkbaar bij de begeleiding van het voorstel om een expo op te zetten met diverse soorten erfgoedobjecten uit verschillende culturele gemeenschappen. Ook hier bestond de bijdrage van de stuurgroep uit het aanreiken van kapstokken om het erfgoed meer betekenisvol te beschrijven, uit het inspireren om de tentoonstelling inhoudelijk coherent te maken en uit het prikkelen om de publieksbemiddeling te versterken.

De meerwaarde van de bijdragen van een stuurgroep staat of valt met het voldoende informeren van de stuurgroepleden. Een gebrekkige kennis over de kenmerken en competenties van betrokken actoren/verenigingen, over vorderingen in de werkgroepen of over inhoudelijke selectie van erfgoedstukken en -elementen leidt enkel tot frustratie, aangezien een gerichte sturing dan onmogelijk blijkt of gewijzigde omstandigheden als voldongen feit verschijnen. Deze lacune werd in de loop van het project des te meer tastbaar, aangezien de leden van de zelforganisaties zelf vragende partij waren voor het aanleveren van een haalbaar en relevant kader waarbinnen ze hun erfgoed konden delen. Zij werden zich immers zelf bewust dat het delen van hun eigen tradities en collecties meer vraagt dan het louter tonen of opvoeren. De procesbegeleiders doen er dus goed aan deze doorstroming van informatie, in beide richtingen vanuit en naar de stuurgroep, optimaal te garanderen, al kan er ook voor geopteerd worden om tijdens stuurgroepvergaderingen deelnemers aan het project concrete aspecten te laten voorstellen. Dit bevestigt op actieve wijze hun eigenaarschap en versterkt de gelijkwaardigheid en het wij-gevoel binnen projecten die beleidsdomeinen overschrijden én professionelen koppelen aan liefhebbers. Alleszins is het voor een optimale begeleiding door de stuurgroep noodzakelijk dat ze voldoende zicht heeft op concrete aard van het erfgoed om het potentieel ervan in te schatten en aan de hand daarvan na te denken over presentatievormen, partners en doelgroepen, om het verhaal van objecten en praktijken met een publiek te delen.

Ten slotte is het aangewezen om de expertise van de stuurgroep ook tijdig in te zetten voor de evaluatie en nazorg van een project. Zij kan immers nuttige bijdragen leveren om de gerealiseerde competenties, samenwerkingen en producten een duurzame toekomst te geven, door ze in te bedden in bestaande, meer structurele platformen van cultuurparticipatie op lokaal vlak of van registratie en publieksdeling van erfgoedstukken.